NDA - kiedy podpisywać umowę poufności?

Data aktualizacji: 19.07.2024

Na życzenie Klienta podpisujemy umowę o zachowaniu poufności na etapie briefu, oferty lub już po rozwiązaniu współpracy. Z artykułu dowiesz się więcej o NDA. 

Prowadząc negocjacje biznesowe, często musimy ujawnić cenne informacje dotyczące naszej firmy - jej struktury, kapitału, strategii czy technologii. Niestety, nie zawsze udaje się sfinalizować współpracę z kontrahentem lub inwestorem. W takim przypadku, kluczowe jest zabezpieczenie tych poufnych danych przed nieuprawnionym wykorzystaniem. Kluczowym narzędziem w tej kwestii jest umowa o zachowaniu poufności, powszechnie znana jako NDA (Non-Disclosure Agreement).

Co to jest umowa poufności i kiedy warto ją rozważyć?

Umowa poufności, inaczej NDA (z ang. Non-Disclosure Agreement) to dokument, który określa warunki dotrzymania tajemnicy istotnych informacji pomiędzy dwoma stronami. W kontekście współpracy agencyjnej przedmiotem umowy są informacje, które są chronione przez prawo autorskie lub mają wartość handlową.

NDA jest szczególnie istotna w przypadku negocjacji, których celem jest nawiązanie współpracy biznesowej. Jeszcze zanim dojdzie do podpisania wiążącej umowy, strony muszą wymienić szereg poufnych danych. Umowa o zachowaniu poufności chroni te wrażliwe informacje na wypadek, gdyby finalnie nie doszło do sfinalizowania współpracy oraz po jej rozpoczęciu.

Klient może wymagać od agencji, aby podpisała NDA przed udostępnieniem poufnych informacji dotyczących produktu, strategii marketingowej czy innych kluczowych dla firmy informacji, takich jak polityka cenowa, strategia produktowa czy dane analityczne e-commerce. Warto jednak pamiętać, że agencja może również wymagać od klienta podpisania takiego dokumentu, choć my w FEB tego nie praktykujemy.

Rodzaje umów NDA

Umowy o zachowaniu poufności mogą przybierać dwojaką formę:

• Umowa dwustronna (obopólna) - chroni informacje poufne każdej ze stron. Jest to najczęstsza forma NDA, stosowana w przypadku równorzędnych partnerów negocjujących warunki współpracy.
• Umowa jednostronna - chroni wyłącznie informacje poufne jednej ze stron, najczęściej tej, która jest zamawiającym usługę lub produkt. Ten typ umowy jest wykorzystywany w relacjach, gdzie wyraźnie zarysowana jest różnica w pozycji negocjacyjnej stron.

Niezależnie od przyjętej formy, umowa NDA powinna być zawarta jeszcze przed rozpoczęciem wymiany poufnych informacji, aby skutecznie je zabezpieczyć.

Na które zapisy NDA warto zwrócić szczególną uwagę?

Umowa poufności powinna być dokładnie przemyślana i skonsultowana z prawnikiem, który doradzi, jakie zapisy powinny znaleźć się w dokumencie. Warto zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych punktów:

• Definicja poufnych informacji - umowa powinna jasno określić, co zostanie uznane za poufną informację. Powinny to być konkretne informacje, których ujawnienie miałoby negatywny wpływ na interesy strony, której dotyczą.
• Okres obowiązywania umowy - umowa powinna jasno określić, przez jaki okres informacje objęte umową będą uznawane za poufne. Zazwyczaj wynosi on od kilku miesięcy do kilku lat.
• Zakres ochrony - umowa powinna precyzyjnie określić, jakie działania są zabronione, w celu ochrony poufnych informacji. Należy także uwzględnić ewentualne wyjątki od zakazu, na przykład w sytuacjach, gdy dane informacje są wymagane przez prawo.
• Sankcje za naruszenie umowy - w umowie należy określić sankcje za naruszenie jej postanowień. Mogą to być na przykład kary finansowe, odpowiedzialność odszkodowawcza czy wstrzymanie realizacji umowy.

Jakie elementy powinna chronić umowa poufności?

Przykład: umowa NDA sklepu internetowego mogłaby uwzględniać następujące obszary:

1. Dane klientów – sklep internetowy posiada dane osobowe swoich klientów, takie jak adresy e-mail, numery telefonów, adresy zamieszkania i informacje o płatnościach. Te dane są poufne i powinny być objęte ochroną umowy NDA.
2. Strategia biznesowa – plan działań, który ma na celu osiągnięcie określonych celów biznesowych, w tym zasoby wiedzy, takie jak: badania rynku, analiza konkurencji, wybór produktów i usług, cele biznesowe. 
3. Technologie i oprogramowanie. 
4. Plany marketingowe – plany działań promocyjnych, kampanie reklamowe, narzędzia promocji, budżety i harmonogram. 
5. Informacje o produktach i cenach.

Co ryzykujesz nie podpisując NDA?

Prowadząc negocjacje i dalszą współpracę bez uprzedniego zawarcia umowy o zachowaniu poufności, narażasz swoją firmę na szereg poważnych ryzyk:

• Utrata kluczowych informacji, które mogą zostać wykorzystane przez kontrahenta na własną korzyść, nawet jeśli ostatecznie nie dojdzie do sfinalizowania współpracy.
• Brak możliwości skutecznego dochodzenia odszkodowania za naruszenie poufności. Bez zapisów o karach umownych, udowodnienie i wycena szkody będzie niezwykle trudna.
• Zaangażowanie w długotrwały i kosztowny proces sądowy w celu ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, który może ostatecznie nie przynieść oczekiwanych rezultatów.

Dlatego zawarcie umowy NDA, jeszcze przed rozpoczęciem wymiany poufnych informacji, jest kluczowym elementem bezpiecznego prowadzenia negocjacji biznesowych.

Jak chronić dane po podpisaniu NDA?

Sama umowa NDA to jednak tylko pierwszy krok w skutecznej ochronie poufnych danych Twojej firmy. Równie ważne jest wdrożenie odpowiednich procedur i narzędzi, które zapobiegną ich nieuprawnionemu wykorzystaniu:

• Ograniczony dostęp do informacji – udostępniaj poufne dane wyłącznie osobom bezpośrednio zaangażowanym w daną współpracę.
• Szyfrowanie i zabezpieczenie dokumentów – stosuj środki kryptograficzne oraz ograniczaj możliwość kopiowania lub edycji plików zawierających wrażliwe informacje.
• Monitorowanie działań pracowników – wdróż system kontroli, który umożliwi szybkie wykrycie potencjalnych wycieków danych.
• Regularne szkolenia z zakresu ochrony poufności – upewnij się, że Twoi pracownicy rozumieją znaczenie zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa i potrafią stosować się do wdrożonych procedur.
• Aktualizacja umów NDA – pamiętaj o modyfikowaniu zapisów umowy w miarę zmiany zakresu współpracy lub pojawiania się nowych kategorii informacji do ochrony.

Kompleksowe podejście do ochrony poufności, obejmujące zarówno umowne zabezpieczenia, jak i wewnętrzne procedury, pozwoli Ci skutecznie zabezpieczyć kluczowe aktywa Twojej firmy.

Umowa poufności chroni interesy stron, które chcą się dzielić informacjami. Dzięki temu dokumentowi obie strony zyskują pewność, że ich poufne informacje są odpowiednio chronione i nie będą bez zgody udostępniane osobom trzecim. Warto pamiętać, że umowa powinna być indywidualnie dopasowana do potrzeb każdej ze stron. Należy skonsultować ją z prawnikiem i dopiero po dokładnym przeanalizowaniu jej postanowień, podpisać dokument. Dzięki temu zminimalizuje się ryzyko naruszenia poufności informacji i wypracuje podstawy zaufania pomiędzy dwiema stronami.

Pobierz wzór umowy poufności